Tipy pre efektívne e-majlovanie

Dnes zhrniem niekoľko krátkych tipov na funkcie, ktoré šetria čas a oplatí sa ich využívať. Tým aj končí séria článkov o tomto programe.

Označ a stlač F4

Veľmi praktická pomôcka pre tých, ktorí chcú rýchlo odpovedať a chcú ohľaduplne šetriť čas čitateľovi.

V e-mailovej správe označte myšou obsahovo podstatnú časť textu, na ktorú chcete odpovedať. Stlačte klávesu F4 a automaticky sa vytvorí nová správa, v ktorej bude ako citovaný text zvolená len tá časť odpovede, ktorú ste označili.

Stačí, ak začnete písať svoju reakciu a čitateľ sa nemusí prebíjať textom, o čom bola reč.

Zobrazí len neprečítané

Ak máte veľa priečinkov, v ktorých si ukladáte e-maily od rôznych ľudí, môže byť neprehľadné, kde všade pribudli nové správy.

Po stlačení záložky „Neprečítané“ sa zobrazia len priečinky s neprečítanými správami.

Virtuálne priečinky

Niekedy sa hodí mať pohromade e-maily, ktoré majú určité konkrétne vlastnosti. Na to slúžia virtuálne priečinky. Tento priam kozmický názov však znamená len to, že v priečinku sa zobrazia len tie e-maily, ktoré majú vami zadefinované parametre.

Pri zakladaní virtuálneho priečinka máte veľa možností nastavenia.

Virtuálny priečinok môže napríklad sledovať všetky e-maily, ktoré ste odoslali a prijali za posledných 24 hodín. Alebo zobrazí len správy s vysokou prioritou. Alebo musí e-mail splniť určité kritériá, aby sa tu zobrazil, napríklad obsahuje slovo, ktoré vás zaujíma. Ak sledujete e-mailové konferencie, môžete tak rýchlo nájsť správy, v ktorých bola reč o vašom webe, alebo firme…

Zálohovanie

E-maily a nastavenia programu je možné jednoducho zálohovať. Vznikne tak jeden (komprimovaný) súbor, ktorý stačí vypáliť na disk a máte istotu, že ak sa niečo stane, záloha vás zachráni. Samozrejmosťou je možnosť zálohované dáta zaheslovať, či dopĺňať k existujúcej zálohe nové dáta.

Synchronizácia dát

Dnes čoraz viac ľudí pracuje pri niekoľkých počítačoch, či s notebookom. The Bat! umožňuje synchronizovať dáta z dvoch počítačov. Tým zjednotíte obsah v obidvoch počítačoch, čo vám poslúži aj ako záloha.

Plánovač úloh

Keď je človek zaneprázdnený, mohol by ľahko zabudnúť na to, čo si naplánoval. Na to slúži plánovač úloh, ktorý vám môže nielen pripomínať, ale aj vykonávať niektoré úlohy za vás.

Je fakt, že tu ešte The Bat! dokonalý nie je. Nenašiel som tu makro, ktoré by za mňa dokázalo napísať a publikovať článok, navariť obed a upratať, zatiaľ čo ja by som si zdriemol. Nuž čo, snáď časom.

Príklad, čo sa dá plánovať: Ak vám niekto napíše, že o 3 týždne vám dodá tovar, môžete si tento e-mail zaniesť do plánovača, nech sa zobrazí o 3 týždne a jeden deň. Ak tovar nie je dodaný, stačí stlačiť „odpovedať“ a rovno môžete firme vynadať, ako si to plnia sľuby. Dovtedy vec môžete pokojne pustiť z hlavy.

Iným príkladom využitia plánovača je napríklad možnosť pravidelného zálohovania e-mailov

Vyhľadávanie

Keď začnete mať viacej správ, môže byť problémom nájsť nejakú starú správu, v ktorej vás napríklad ktosi označil za idiota. Vy neviete kto to bol a teraz ho chcete žalovať za ujmu na cti, pretože sa odvtedy každú noc strhávate zo sna.

Zadefinujete teda vyhľadávanie, že chcete hľadať správu, v ktorej texte je slovo idiot, nepísali ste ju vy a nie je to odpoveď na inú správu. Potom už len označíte, ktoré priečinky chcete prehľadať a za pár sekúnd určite máte, čo ste chceli.

Farebné skupiny správ

Ďalším pomocníkom pri sprehľadnení správ sú farebné skupiny. Farby si zadefinujete sami – aké chcete.

Medzi správami potom budú niektoré e-maily farebne zvýraznené. Zmeniť môžete farbu písma a farbu podkladu.

  • Farbu e-mailu môžete priradiť ručne, ak si označujete správy napríklad s mimoriadne zaujímavou správou.
  • Farbu e-mailu môžete zadefinovať vo filtroch. Potom sa správa automaticky farebne označí, ak splní parametre filtrácie.

Je to ideálne na označenie správ v e-mailových konferenciách. Čoskoro zistíte, ktorí účastníci dávajú kvalifikované rady, alebo proste píšu múdro. Označte si ich farebne, neuniknú vašej pozornosti v mori balastu.

Filtre

Filtrácia správ v programe The Bat! vám dáva do rúk silné možnosti. Podarí sa vám tak triediť e-maily aj podľa tých najnemožnejších parametrov.

Viem, kto dostane jeden e-mail za týždeň nepotrebuje žiadne filtre. Ale ak sa na internete „zabývate“, začne vám prichádzať čoraz viac pošty. Od istej chvíle zistíte, že pri e-mailoch by ste mohli stráviť pokojne aj pol dňa – a robota stojí.

V tej chvíli sa oplatí začať e-maily triediť. A práve na to slúžia filtre. Rozdelia e-maily do rôznych priečinkov. Firemnú a dôležitú súkromnú korešpondenciu vám „naservírujú pod nos“ a e-maily od známych, ktorí vám z nudy posielajú len vtipy uložia nenápadne na „tiché miesto“, kde nebudú nikomu prekážať. Neskôr, ak budete mať čas, sa im môžete venovať.

Automatické rozdelenie e-mailov výrazne šetrí čas. Kým vám prichádzajú e-maily do jediného priečinka, kliknutie na každý znamená aspoň na chvíľočku začať rozmýšľať kto je odosielateľ (mnoho ľudí nemá riadne nastavené meno odosielateľa). Kým sa preladíte z pracovného e-mailu na zábavný štýl e-majlu od kamarátky, prejde niekoľko sekúnd. (Mladí ľudia sú pružnejší, s pribúdajúcim vekom a počtom známych sa reakčná doba prudko zhoršuje.)

Ak ale máte e-maily rozdelené do kategórií, nie je problém s preladením sa. Priečinok označený slovom „Riaditeľ“ nesľubuje zábavu, skôr rýchlu odpoveď. Priečinok „Vtipy“ zas znamená, že sa máte na čo tešiť, keď bude voľno, no nemusíte ešte nič spraviť – nie sú tam zrejme žiadne súrne problémy.

Takýmto spôsobom distribuovaná korešpondencia šetrí čas a nervy.

Takže kanón na vrabce…

Takmer akákoľvek činnosť, ktorá súvisí s mailovaním, sa dá pomocou programu The Bat! spraviť. Je to výkonný nástroj, ktorý sa stále vyvíja. To neznamená len prázdnu marketingovú frázu. Vývoj prebieha v spolupráci s používateľmi.

Ak máte požiadavku, ktorú tento program nespĺňa, máte možnosť napísať ju do konferencie, alebo priamo vývojovému tímu a dosť pravdepodobne aj vami navrhnutá vlastnosť časom v programe pribudne.

Záver

Týmto krátkym seriálikom o programe The Bat! som chcel predstaviť možnosti, aké ponúka tento program.

Zámerne som nepísal o fajnovostiach a špeciálnych vychytávkach, aké využije len skúsený IT špecialista. Zameral som sa skôr na bežné funkcie, ktoré sa mi za roky používania tohto programu osvedčili a vďaka ktorým sa oplatí s ním pracovať.

Áno, je to majler, na ktorý treba „vodičák“. Ale potom sa dostanete bezpečne a ďalej za oveľa kratší čas.

Napísal © Miro Veselý 05.01.2006

Pridajte komentár:

Napíšte váš komentár k článku...

Vyplňte ešte: