Krotíme šelmu

Masívne množstvo možností programu vás nemusí odradiť, ak si prispôsobíte pracovné prostredie svojim potrebám. Začnite s minimálnym nastavením a postupne pridávajte len to, čo naozaj používate. Potom bude práca s majlerom The Bat veľmi príjemná.

Masívne množstvo možností programu vás nemusí odradiť, ak si prispôsobíte pracovné prostredie svojim skutočným potrebám. Nemusíte stále pozerať na nepreberné množstvá ikoniek, ktoré výrobca štandardne ponúka, aby ukázal svaly…Prvé, čo môžete urobiť je to, že si rozvrhnete stĺpce tak, ako to vyhovuje vám.

Pôvodné nastavenie vyhovuje tým, čo majú len zopár e-mailov.

Skúste si však prejsť možné rozloženia panelov.

Mne sa za roky osvedčilo rozloženie s veľkým počtom adresárov vľavo

Ikony sa dajú meniť

Ak chcete zmeniť vzhľad základných ikoniek programu, môžete to urobiť veľmi jednoducho. Dokonca je to vec, ktorú by som odporúčal vykonať, ako prvú, zlepšíte si tak ergonómiu programu.

Nad niektorou ikonou kliknite pravým uchom myši a zvoľte možnosti. Potom si vyberte, ktorý z panelov nástrojov (alebo menu) chcete upraviť.

Napríklad štandardne sú k dispozícii tieto ikony. Je síce fajn mať poruke všetko, ale ako často tlačíte e-maily? Ja asi raz za rok jeden a aj to si ho najskôr naformátujem vo Worde. Tým pádom je ikona „vytlačiť e-mail“ síce poruke, ale zavadzia. Nepotrebujem ju. Podobne ani vy určite často nepracujete s mnohými možnosťami.

Lištu potom môžete zmeniť na prosté, ale účelné ovládacie centrum, v ktorom budete riadiť len základné operácie – prijímanie a odosielanie majlov, vytvorenie nového e-mailu, odpovedanie na e-mail, preposlanie e-mailu niekomu inému a vymazanie e-mailu. V bežnej praxi tieto operácie vykonávame veľmi často a preto sa oplatí mať ich na ikonách.

Nuž a niekomu vyhovuje viac možnosť vykonávať tieto operácie pomocou klávesových skratiek a potom nepotrebuje žiadne ikony.

S najdôležitejšími ikonami majler Bat stráca svoju hrozivosť a stáva sa príjemným pracovným prostredím.

Teraz je na čase, aby ste si začali pripravovať pracovné prostredie na efektívnu prácu. Prichádzajúce správy je možné filtrovať a oplatí sa to. Napríklad pracovnú korešpondenciu si dáte nasmerovať do adresára pracovná pošta. E-maily od frajerky si dajte ukladať do iného priečinku a podobne.

Pri rozdelení na priečinky nejde len o prosté triedenie korešpondencie. Každý priečinok môže mať nastavené iné vlastnosti.

Napríklad často si píšete s riaditeľom firmy. Založte nový priečinok.

Nazveme ho riaditeľ, nech je všetko jasné.

V záložkách vlastností priečinka môžete využiť nastavenia. Všetko, čo tu nastavíte bude platiť len pre tento jediný priečinok.

Rovnaké nastavenia môžete zadefinovať aj pre celý účet a tie potom platia, pokiaľ ich v niektorých priečinkoch nezmeníte tak, ako to predvediem práve teraz.

V záložke nová správa môžete zadefinovať šablónu. Šablóna znamená, že nová správa bude obsahovať určité predvyplnené texty. Na výrobu šablóny môžete využiť makrá (kliknutím na tlačítko „makrá“ si môžete vybrať z desiatok možností). Príklad na obrázku spôsobí nasledovnú akciu potom, čo dáte vyrobiť novú správu:

  • Automaticky sa vyplní adresa riaditeľa – na to slúži prvý riadok v šablóne. Nemá zmysel, aby ste zakaždým hľadali adresu riaditeľa v adresári, ak mu chcete napísať. Zadefinujete ju ako makro. Ak mu potom chcete napísať, stačí kliknúť na priečinok riaditeľ a kliknúť na ikonu „nová správa“ a začať písať. Všetko ostatné predpripraví majler sám.
  • Automaticky sa do poľa predmet vyplní aktuálny dátum a čas. Môžete to, samozrejme, zmeniť, alebo nastaviť inak, toto je len príklad možností.
  • Automaticky sa vyplní telo e-majlu úctivým oslovením a rozlúčkou s vašim podpisom. Stačí, ak v novom e-maile proste napíšete, čo ste napísať chceli a nemusíte písať oslovenie ani podpis. Makro %CURSOR sa stará, aby sa kurzor pripravil tam, kde máte začať písať, čiže medzi oslovenie a podpis.

Nastavenie, ako má vyzerať odpoveď na e-majl od riaditeľa:

Tu sú možnosti podobné, ako pri zakladaní novej správy.

Mnoho ľudí dnes píše tak, že hore napíšu odpoveď a všetko ostatné je podtým. Akokoľvek je takýto spôsob písania e-majlov nezmyselný, ľudia tak píšu a nemá zmysel proti tomu bojovať.

Je samozrejmé, že iným spôsobom chcete osloviť manželku a inak vyzerá váš e-mail určený pre obchodné oddelenie. Práve pri takýchto úlohách oceníte možnosť nastaviť pre každý priečinok iné vlastnosti. Niekomu budete posielať všetky telefónne a faxové čísla, pre iného stačí ako rozlúčka prosté „ahoj“. Ak si píšete s ľuďmi v niektorej technickej konferencii, môžete využiť dokonca aj makrá, ktoré do e-mailu vložia informácie o aktuálnej konfigurácii vášho počítača a kopu iných informácií.

Odporúčam však, aby ste s e-mailom dali odosielať iba naozaj nevyhnutné údaje, ktoré majú pre prijímateľa význam.

To na dnes stačí.

Skúste so ponastavovať majler na svoj obraz. Ničoho sa nebojte – ak sa ukáže, že ste si zneprístupnili ikony, ktoré neviete nájsť, v nastaveniach stačí stlačiť reset a všetky nastavenia budú rovnaké, ako „od výroby“. Skúste si vyrobiť niekoľko priečinkov pre známych a nadefinujte si rôzne podpisy.

Napísal © Miro Veselý 05.01.2006

Pridajte komentár:

Napíšte váš komentár k článku...

Vyplňte ešte: