Školenie o písaní E-mailov

Pamätáte sa ešte na sloh? Učili nás, ako sa píše list. Také tie samozrejmosti, že oslovenie, úvod… Majl nás neučili. Majl je iný. Vítam vás preto na krátkom školení ako písať majly.

Majl nech je krátky.

Stručnosť je základnou zásadou elektronickej komunikácie. Odpovedať na jednoduchú otázku jedným slovom, či vynechať pozdravy sa preto zväčša nepovažuje za neslušné, práve naopak, adresát to určite ocení.

Väčšina užívateľov za svoje pripojenie na internet platí a suma na telefónnom účte sa zvyšuje úmerne k počtu odoslaných či prijatých bajtov.

Majl nech má subjekt! (O čom bude reč, nadpis)

Nadpis „majl“ alebo „ahoj“ znižuje vašu šancu, že si príjemca vašu správu v záplave iných všimne a prečíta. Nepíšte preto „ziadost“ ale radšej „hladam ubytovanie v BA“. Názov nech je krátky a vecný. Nie „Mam otazku ci nahodou neviete o ubytovani v BA“.

Subjekt doporučujem písať vždy BEZ DIAKRITICKÝCH ZNAMIENOK. O diakritike viac o chvíľu… hmmmm, nevydržím. Svoje meno nepíšte tiež s diakritikou. Ján Novák síce možno prejde, ale možno neprejde. Jan Novak prejde vždy.

Majly, ktoré majú subjekt „RE: hľadám ubytovanie v BA“ sú odpoveďou. „RE“ (skratka od REPLY) doplní automaticky program. Niekedy sa stane, že si s hlavičkou „RE: hladam ubytovanie v BA“ píšete dlhšie, ale už sa bavíte trebárs o neplatičoch. Nebojte sa v takom prípade zmeniť subjekt. Napríklad „hnusni neplatici (WAS: hladam ubytovanie v BA)“.

Nekopírujte celý majl, na ktorý odpovedáte

Veľmi častá je pridlhá citácia – „quote“, to sú riadky majlu citujúce správu, na ktorú odpovedáte, začínajúce znakom >

Zásada je jednoduchá: vždy citujte len to, čo je nevyhnutné pre pochopenie o čom bola reč a na čo naväzuje vaša odpoveď a nič viac! Nebojte sa nahradiť dlhú pasáž pôvodnej správy bodkami alebo jej časť zhrnúť vlastnými slovami. Citácia partnerovho pozdravu či podpisu už signalizuje ignoráciu.

Príklad veľmi častej chyby:

>>>potom som v brane zbadal toho
>>>opilca, lezal volne pohodeny vedla
>>>nadoby s odpadkami a asi spal.
>>>Co som mal robit?
>>>
>>>No maj sa
>>>>AB
>>>Pis, pis, pis, lebo ta zje mys!
>>By som zavolal fizlov
>>Bye MoGo
>Aha a potom ta obvinia ak sa
>ukaze ze bol zraneny.
>BuBo sa luci
>
>
Mozno zavolat zachranku, ale anonymne

Vadí to, že predošlé správy už všetci videli. Načo ich čítať znova. Správnejšie je zasiahnuť a potom by to vyzeralo takto:

>>>opilec, lezal v brane… Co som mal robit?
Mozno zavolat zachranku, ale anonymne

Prehľadné, nie? Čitateľ takejto správy ušetrí veľa času, lebo hneď vie o čom je reč.

V súčasnosti je móda (programy to robia automaticky) kopírovať celú pôvodnú správu, takže po novom texte nasledujú všetky staršie. Obťažuje to menej, ale je to zbytočný transfer dát.

Majl nech má podpis

Podpis s menom, adresou, telefónom, www stránkou je užitočný. Je na vás, čo z údajov o sebe chcete zverejniť. Podpis by však mal byť stručný, nemal by príliš presiahnuť 4 riadky. Nezabudnite, že majl sa môže rôznymi cestami dostať do rôznych rúk. Uvážte priame uvádzanie telefónu, ak nechcete, aby vám nečakane volali neznámi ľudia.

Majl píšte normálne

A NIE VEĽKÝMI PÍSMENAMI.

Veľké písmená sa používajú na skratky a na veľmi dôležité veci, ktoré chcete zdôrazniť. Sú ľudia, ktorí PÍŠU MAJLY VEĽKÝMI PÍSMENAMI. ZLE SA TO ČÍTA A VYZNIEVA TO, ŽE PISATEĽ NA NÁS KRIČÍ V NEKONTROLOVATEĽNOM ZÁCHVATE ZÚRIVOSTI A ŠIALENSTVA.

Zdôraznenie v emajle

Na zdôraznenie v čistom texte nemôžeme využiť kurzívu, hrubé, alebo väčšie písmo. Ak chcete nejake slovo akoby podtrhnúť, môžete využiť značku _podtržníka_, samozrejme dá sa použiť aj *hviezdička*, mne sa to páči menej. OBČAS sa samozrejme znesie aj použitie veľkých písmen, ako zdôrazňovacieho prostriedku.

Emajl kritizujúci…

Ľudia v majloch píšu skrátene a neboja priamo vyjadriť svoje názory. Preto neváhajte s kritikou čohokoľvek, myslite však vždy na to, že je to vždy dvojsečná zbraň. Kritikou môžete (niekedy zbytočne) zraniť. Tiež pozor na to – majl kritizujúci niekoho tretieho sa môže ľahko dostať do jeho rúk…

Email nie je bezpečný!

Takže takto: Nič nie je bezpečné. Dôvody bokom. Rátajte s tým, že váš majl sa môže dostať do rúk niekoho neznámeho. Neuvádzajte v majloch dôležité heslá, firemné či súkromné tajomstvá. Uvážte tiež informácie typu

>>Ako si tam hore nažívate Janíčko?
máme doma 52 kíl zlata a 2 pikasove obrazy babi…
Tvoj Janko Banko
telefón 555 543
Nik neni v dome cez deň medzi 9.00hod – 11.00hod, vtedy mi nevolaj…
Adresa:
Neosvetlená ul. 15
Veľké Malé nad Väčším niečím

Ak používate šifrovanie, trochu to zbezpeční komunikáciu, ale aj to už dnes vedia odšifrovať…

Písať, alebo Pisat majl?

Ideálne je vôbec nepoužívať diakritiku. Pokiaľ píšete do zahraničia, považujte to za podmienku. Ak by mohlo vynechanie diakritiky zmeniť význam, napríklad v mene, použite znaky ~ a ´ , prípadne zdvojenie samohlások (L~udovi´t S~tuuur). Alebo napíšte „Ludovit Stur, makke L aj S dlhe Stuuur“. V zahraničí nemajú na počítačoch písma s našimi znakmi a tak sa im miesto našich znakov zobrazia rôzne nezmysly. Podobne nečitateľne môže váš majl dopadnúť ešte stále aj u nás. Sú majlové programy, ktoré dodnes nevedia našu diakritiku. Neraz na nich lipnú experti a administrátori :-) od ktorých by človek čakal opak…

Uvediem konkrétny príklad, ako vyzerá majl, ak sa zobrazí s nesprávnym kódovaním diakritiky. Citujem majl poslaný v norme ISO-8859-2, prijatý programom Pegasus:

Od v=E8era=20 n=E1m kone=E8ne be=BE=ED nov=E1 webovsk=E1 str=E1nka
(Od včera večera nám konečne beží nová webovská stránka…)

(ISO-8859-2 je u nás dokonca zákonne prikázaná jediná norma, ktorá umožňuje spoľahlivý prenos všetkých potrebných znakov českej a slovenskej abecedy. Ak sa v tom nevyznáte, žiadajte svojho systémového administrátora, aby vám riadne nastavil počítač.)

Majl nech má veľa odsekov.

Ukážka naraz spojená s výkladom, čiže dva v jednom :)

Krátke a výstižné vety sa dobre čítajú.
Zakaždým keď napíšete pár
slov, stlačte enter.

Majl písaný ako tento odsek
poteší nejedného čitateľa.

Ľahšie sa číta, lepšie sa prechádza
z riadka na riadok očami.
Dodnes sú majlové programy,
ktoré text bez odstavcov
(teda text bez enterom vyrobených
nových riadkov)
považujú a aj zobrazia ako jediný riadok.
Veľmi zle sa číta, lebo čitateľ
musí „listovať“ obrazovkou doprava.

Majl nech nie je veľký (objem dát).

Akceptovateľná dĺžka jednej správy vrátane príloh súborov, obrázkov a podobne je približne 60kB, určite však nie viac ako 100kB. Pokiaľ chcete poslať niečo väčšie, je veľmi slušné a ohľaduplné získať najskôr súhlas od príjemcu.

Posielať na Vianoce pozdravy o dĺžke jeden a pol mega s programom, v ktorom je Santa Klaus, ktorému padnú gate (a možno nechtiac či z nevedomosti ako bonus aj nejaký vírus) je neohľaduplnosť. Viem, že si to niekedy človek neuvedomí v návale nadšenia … Myslime na to.

Nedávno sa na mňa obrátila priateľka, že má problém s poštou. Jej pomalý modem a veľmi zlá telefónna linka (v našich končinách bežný stav) spôsobili, že keď začala sťahovať poštu, vždy jej po pol hodine padla linka. Keď to skúsila znova, situácia sa opakovala. K pošte sa nemohla dostať, lebo vždy znova sa začal príjmať ten dlhý majl. Nakoniec sme to vyriešili tak, že som z inej linky stiahol ten veľký majl. Išlo o asi 10 sekundové video z kategórie porno, ktoré poslal nejaký vydarený známy jej priateľovi… Malo to spolu okolo 2 mega. Stratila na tom niekoľko sto korún a niekoľko dní, ako sa pokúšala vždy znovu sa dostať k nasledujúcim majlom.

Majl nech nemá obrázky a krásne písma

Ide o voľbu HTML alebo plain text v emailovom programe. Pokiaľ nezískate súhlas od partnera, zasielajte výhradne jednoduchý text, nie HTML.

HTML je taký majl, ktorý umožní vložiť do stránky obrázky, meniť písmo a podobne. Je to formát, ktorý sa používa aj na www stránkach. Aj keď sa majl (či www stránky) vyrábajú vlastne veľmi jednoducho, je treba vedieť dosť veľa fínt ako na to, aby to, čo krásne vyzerá u vás, bolo rovnako krásne aj u príjmateľa a aby to bolo aj malé.

Práve včera mi kamarát poslal HTML majl natešený, že aha, on vie na pozadie majlu dať fotku s lietadlom a červené ozdobné písmo. Majl mal štvrť mega a jeho písmo sa mi nezobrazilo ako ozdobné. Navyše niektoré programy majú s HTML majlom problémy.

Majl nech nie je o ničom

Rozposielanie reklamnej či reťazovej pošty (všeobecne sa volá spam alebo junk email) s nulovou informačnou hodnotou obťažuje. Nebuďme tí, ktorí obťažujú.

Pri reklamnej pošte propagujúcej nejaký výrobok alebo službu je to jasné – je nielen neetická, ale na Slovensku podľa Zákona o reklame aj trestná, takže môžete na jej odosielateľa podať trestné oznámenie. Inak musíte posúdiť sami, čo je a čo nie je skutočnou informáciou, existuje však niekoľko typov správ, ktoré, najmä do diskusných skupín, nerozosielajte NIKDY, napríklad informácie o emailových vírusoch.

Ozaj o tých emajlových vírusoch, povedzme si o tom viac. Stále chodia :-(. Najprv si však ukážme, ako taký majl vyzerá:

—–Original Message—–
…tu vynechávam 30 emajlových adries a mien ľudí ktorým tento majl bol poslaný…
Date: 28. január 1999 11:35
Subject: FW: virus info
>—–Original Message—–
>From: …..
>Sent: Thursday, January 28, 1999 7:51 AM
>To: All staff
>Subject: virus info
>
>Please note the warning.
>
>For your info…beware!!
>Someone is sending out a very desirable screen-saver, the Budweiser Frogs
>BUDDYLST.ZIP. If you download it, you will lose everything on your hard
>drive, it will crash, and someone from the Internet will get your name and
>password!
>DO NOT DOWNLOAD THIS UNDER ANY CIRCUMSTANCES!!!!!
>IT HAS JUST GONE INTO CIRCULATION.
>This is a new , very malicious virus and not many people know about it.
>This information was announced yesterday morning from MICROSOFT.
>Please share it with everyone that might access the Internet. Once again,
>pass this along to EVERYONE in your address book so that this may be
>stopped.
>
——-Koniec ukážky majlu.

Pri počte 200 a viac vznikajúcich vírusov mesačne – čo je reálne číslo – nie je takáto správa účelným varovaním, ale – vírusom.
Čo je hlavným znakom vírusu? Prežiť. Ako sa to dosahuje? Replikáciou (po slovensky: množením). Život tohoto vírusu podporí každý, kto v dobrom úmysle pošle toto varovanie ďalej. Majl, ktorý obsahoval krátky „varovný“ text poslal nemenovaný autor hneď ďaľším 30 kamošom. Replikoval tak nezaujímavú informáciu, ktorá, keby sme to trochu prehnali, môže krátkodobo zahltiť sieť, lebo v panike by každý z oslovených nakríž internetom :-) začal zbesilo posielať varovné majly.

Vážne riziko infekcie rôznymi vírusmi práve z internetu je všeobecne (dúfam, no neverím) známe a kto ho podceňuje – môže prísť o svoje dáta. Vznikajú tisícky vírusov.

Vy, ktorí idete na internet z roboty, myslíte na to, že môžete nechtiac prijať vírus, ktorí vás pripraví o všetko čo máte na disku? Všetko, čo je pre vás trocha cenné, si kopírujte a pravidelne zálohujte. Viem, je to otrava, ale predstavte si, že prídete o všetko.

Majl nech nie je posielaný naraz všetkým

Častým zlozvykom je poslať majl tak, že do kolónky naťukáte hneď celý húf známych. Nerobte to. Akonáhle to spravíte, každý z príjmateľov si môže pozrieť zoznam vašich známych. To nemusí byť niekedy príjemné. Ak dostanem majl, ktorý niekto poslal okrem mňa ešte 30tim ľuďom, mám pocit, že mi prišiel nejaký xeroxovaný obežník. Tie sa, myslím, (medzi nami) nečítajú.

Ak už chcete nejaký majl poslať na viac adries naraz, napríklad ste ráno počuli vtip :-), tak to urobte prostredníctvom skrytej kópie. V anglicky hovoriacom programe to bude skratka bcc (blind carbon copy). Potom tí ľudia navzájom o sebe nebudú vedieť a každý z nich si bude pochvaľovať, koľko že ste si dali námahy poslať mu majl :-)))

Emajl prenáša aj vaše nálady

Tak veru. Tí zachmúrení počítačoví inžinieri prísne technickí a bezemocionálni (tak nejak nás tuším vidia ľudia, ktorí počítač považujú za návykovú drogu a internet za hniezdo pedofilov) zistili, že v uniformnom texte neraz bez diakritických znamienok sa často ťažko rozozná, či niečo myslím vážne, alebo či je to irónia. Vznikli preto značky vyjadrujúce náladu pisateľa, či jeho postoj k napísanému.

Je veľmi užitočné poznať aspoň základné značky. Tu sú:

:-) úsmev
:-))) veľmi široký úsmev, ale môžete tvrdiť, že je to smiech :)
;-) priateľské žmurknutie
:-( smútok
:-((( veľmi veľký smútok

Príklad. Predstavme si, že chcem napísať:

Nepoznám lepšie auto ako je Trabant, a iné ani nemám.

A takto to vyzerá s návestiami nálady:

Nepoznám lepšie auto ako je Trabant :-) a iné ani nemám :-(

Je kopa ďaľších značiek, ale nie sú životne nevyhnutné. Trebárs

B-) je úsmev človeka s okuliarmi
:-( ) od údivu otvorené ústa
8-( ) vytreštené oči a otvorené ústa
:- vyjadrenie pochybnosti

Značky tohto druhu trocha upadajú. Jednak ich noví ľudia na internete často nepoznajú a tvrdo ignorujú, ale – a to si myslím, že je hlavný dôvod – začali sme majly písať vo windowse. Keď sa písali v operačných systémoch ako DOS, Unix, a podobných, písali sa systémovým písmom, ktoré je trocha iné … no proste boli výraznejšie. Tá tvár, ktorá sa vytvorí keď nakloníte hlavu naľavo bola vďaka dlhej pomlčke oveľa tvárovitejšia.

Okrem značiek sa v korešpondencii objavujú skratky. Prvé 3 si zapamätajte, s ostatnými sa stretnete asi len zriedkavo.

BTW (by the way) mimochodom
IMHO (in my humble opinion) podľa môjho skromného názoru
FYI (for your information) pre tvoju informáciu

Flame = silná kritika
OIC (Oh, I see) Aha!
ASAP (as soon as possible) čo najskôr, hneď, ako to bude možné
L8R (later) neskôr
WRT (with respect to) s ohľadom na…
FMPOV (from my point of view) z môjho pohľadu, zorného uhla

Majl a dátum vo svete

V každej krajine si dátum píšu celkom inak. Niekde píšu najprv mesiac, potom deň, inde mesiac ktovie prečo :-) píšu slovom alebo jeho skratkou. V Československej socialistickej republike sme mnohí nevedeli názvy mesiacov tej druhej krajiny. Veľmi sa mi páči čeština, ale názvy mesiacov veru neviem. A to isté niektorí českí občania… Asi preto sme zaviedli deň_mesiac_rok, všetko číslom. Ak teda chcete oznámiť svetu že

1. 12. 2000 bude koniec sveta
nájdu sa veru vo svete ľudia, ktorí to prečítajú ako
12. 1. 2000 bude koniec sveta

Takže kedy to bude ten koniec sveta? Neviem. Ale koniec školenia o majloch a ich písaní nastáva práve včul!

09.09.1999

Pridajte komentár:

Napíšte váš komentár k článku...

Vyplňte ešte: