Píšeme mail cudziemu človeku

Možno návod, možno výzva k diskusii… Internet je nové médium a niektoré štandardy ešte neboli dotvorené. Určite ich nemožno vytvoriť nejakým článkom, ani koordinovaným nátlakom, ale môžeme sa rozprávať o tom, ako by to mohlo vyzerať a hľadať vhodnú formu.

> dobry den prajem
> (neviem ci sa takto spravne zacinaju maily
> neznamemu cloveku, skuste nieco skoncipovat
> na inzine o spravnej stylistike mailu ak sa vam
> bude chciet)

Toto je podľa mňa výborný nápad. Poviem, samozrejme, svoj názor, ale prosím každého z vás, kto má chvíľu čas, v diskusii k článku skúste napísať, ako to vidíte.

List zaslaný cudziemu človeku (firme, úradu) by mal mať podobnú štruktúru ako úradná korešpondencia. Dôležitým znakom úradnej korešpondencie je riadok začínajúci slovíčkom VEC, ktorý čo najmenším počtom slov špecifikuje, o čo v texte ide.

„VEC“ by mala byť v mailoch jasná už z riadku Subject (Predmet), ale keď tak pozerám do maileru, myslím, že časti ľudstva asi nikdy nebude možné vysvetliť, na čo ten riadok vlastne slúži.

Jeden známy v ňom dá vždy prvé slovo textu. (Predmet: Prosím. Text mailu: ťa o aktualizovanie stránky…) Iný známy dáva do riadku predmet aktuálny dátum, a tak si už štvrť roka píšeme na tému 21008. Rozkošný bol predmet ABC a pod ním poďakovanie za zaslané vtipy. Alebo predmet Info a v maili pozvánka na vyskúšanie tabletu do firmy. Pritom nie je nič ideálnejšie, ak sa predmet mailu zhoduje s jeho obsahom.

Ja píšem mail cudziemu človeku alebo firme takto:

  • Predmet má čo najmenej slov, ale aby bolo jasné, o čom to je.
  • Úvod je predstavenie sa, rýchle objasnenie, odkiaľ mám adresu, prípadne prečo píšem práve na túto adresu. Všetko v jednej vete.
  • Nasleduje „vec“ – podrobnejšie, najvhodnejšie jednovetové načrtnutie, o čo vlastne ide.
  • Tretia časť je už podrobný mail.

Predmet mailu by mal čo najkratšie a najvýstižnejšie špecifikovať, o čo ide. Podľa predmetu sa mnoho ľudí v pošte orientuje, prípadne ju presmerujú.

Príklad

Typická situácia, keď človek píše cudzej firme, je žiadosť o prácu. Keby som sa uchádzal o zamestnanie, volil by som asi takúto formu:

Predmet mailu: Hľadám miesto vedúceho skladu

Samotný mail:

Dobrý deň, Volám sa MV, vašu adresu mám zo zoznamu voľných miest XY a hľadám prácu ako vedúci skladu na trvalý úväzok.

(voľný riadok)

Na tomto mieste napíšete svoj stručný životopis a ďalšie potrebné podrobnosti.

(voľný riadok)

S úctou

(voľný riadok)

Meno, adresa, telefón, mail, www a podobne.

Prečo práve takto?

Ak dostanem mail od cudzieho človeka, môže to byť všeličo. Prosba, žiadosť, vírus, omyl… Vždy ma zaujíma, odkiaľ má pisateľ moju adresu, kto to je a o čo ide. Môže ísť o nedorozumenie, napríklad ak si pisateľ hľadá prácu, ktorú neposkytujem, dobre napísaný mail mám „vybavený“ po prečítaní prvého riadku, resp. dvoch. Vidím, že pisateľ je ohľaduplný, keď sa snaží šetriť časom svojich čitateľov tak, že štruktúruje mail do uvedených blokov. Na taký mail vždy odpoviem.

Pri mailovaní je dobré počítať s tým, že adresát môže mať denne stovky nových mailov a nemôže sa brodiť v zbytočnom balaste. Preto treba dôkazy zdvorilosti a slušnosti prejaviť krátkym a vecným mailom, nie zbytočným obkecávaním alebo pochlebovaním. Ukážka, ako by nemal vyzerať mail:

Zdravím Vás, vy ma síce nepoznáte, ale ja som si napriek tomu dovolil napísať vám tento mail, hoc teda neviem, či mám písať, keď sa nepoznáme, ale skúsim to radšej, pretože si vás hlboko vážim a plne vás podporujem, uznávam vás a fandím vám, pretože všetko, čo robíte, je dobré a užitočné, takže aby som prešiel k tomu, o čom chcem písať…

Normálny človek zväčša chce hneď vedieť, o čo ide a nie prebíjať sa slovným balastom.

Nebojte sa písať

Ak chcete napísať niekomu neznámemu alebo firme, nebojte sa toho. Mail je výborná vec – ak práve adresát nemá čas, odpovie neskôr. Ak má veľa mailov, vytvorí si univerzálne odpovede. Ak vám nechce odpovedať, jednoducho váš mail zmaže.

Prax však ukazuje, že mnoho aj veľmi známych osobností vám na mail proste odpovie.

Dôvody na to vidím dva. Po prvé – odpovedať na mail je veľmi operatívna, rýchla a lacná záležitosť. Po druhé – veľa ľudí, ktorí „sedia na internete“, je zvyknutých aktívne komunikovať. Bez ozdôb, bez „protokolu“, často bez zbytočného vykania. Tento rozdiel by vás mohol posmeliť v písaní mailu, ak niekde nájdete zverejnenú adresu a máte dôvod napísať.

Na záver: Ak sa niekoho na niečo pýtate, alebo žiadate a dostanete odpoveď, určite si dajte prácu a aspoň krátko odpovedať, či jeho odpoveď pomohla, nepomohla. V súčasnosti je, žiaľ, veľmi rozšírený zlozvyk, že ľudia nedajú spätnú väzbu, či rada pomohla.

29.10.2001

Pridajte komentár:

Napíšte váš komentár k článku...

Vyplňte ešte: